在家工作 6個方法提升工作效率

不少人需要在家工作 (Work from home),尤其是自由工作者和創業者。在家工作好處是,沒人監督,會議減少,不用通勤,很…自…由…但是,正因為太過自由了,如果沒有自制力,在家工作反而降低工作效率。這篇文章讓我們來探討一下在家工作提升效率的方法。

事實上,有研究指,在家工作可以把生產力提升 13%,把員工流失率減少 50%,因此,這是一項德政。但這取決於公司有沒有一套良好的工作系統,工作性質也是一大因素。假設以上的條件都符合了,而你又將要或已經開始在家工作,可能你會發現執行上有難度,自制力不足,沒有空間,不習慣,這些都是你要面對的。

作為一個在家工作算得上有幾年時間的人,這裡我可以分享一下自己的經驗。我幾年前還是上班族時,就有一年在家工作經驗。當時因為家人有病,於是,我要求在家工作,方便照顧家人。我做的是軟件工程師,工作性質上沒大問題,只需要一部電腦便可以工作了。之後創業範疇也與寫程式有關,也可以在家工作。我本身算是自律性比較高的人,所以在家工作的模式還算容易上手。以下有幾項可提升工作效率的心得,可以跟大家分享。

固定工作時間

把起床時間、上班時間、午飯時間和下班時間都要固定下來。上班、午飯和下班時間,最好跟在辦公室的工作時間一樣,一來不用重新適應,二來也方便其他同事在工作時間找你。放工後,便最好由工作模式切回私人時間模式,工作盡量集中在工作時間內完成,或留待明天才繼續。可以在家工作,代表省了通勤時間,不免令人有賴床的衝動,我建議以前何時起床,便照同樣時間起床,否則賴床習慣可能越來越嚴重,到時更難進入工作狀態。衣著方面,也要換上班的服裝,最好不要穿睡衣,當然可能不需要穿得很正式,但不同的衣著也是一個區分工作時間做法。

劃分明確的工作地點

你要清楚劃分哪裡是工作的地方,如果你的桌面本來不是用來工作,就得清理好桌面和電腦桌,製造一個工作環境,不是工作的東西就把它們放到別處。沒有空間也得擠出來,因為工作環境會影響情緒,一個不明確的工作地點,很難讓人集中工作。舉例說,臥室就不適合工作,原因是很容易誘惑你躺下休息,加上到晚上真的要睡覺時,可能腦袋會聯想到工作,令人難以入睡。在客廳沙發上工作也不好,坐在沙發太舒服了,然後你便很想看一下電視放鬆,很容易分心。我自己也盡量不會把食物放在工作桌上,或在工作區域進食,當然這是我個人的習慣,要知道食物也是一個很大誘惑,令人分心。

製造一個不被打擾的環境

要製造一個相對寧靜的工作環境,要與家人有共識,即使在家工作,也是正式的上班,叫他們盡量不要打擾和發出噪音。我的經驗是,噪音是一個很大打擾,電視聲、聊天聲等,這個真的要家人配合一下。有研究指, 61% 在家工作的人認為聲音是讓他們分心的最大來源。另外,在工作空間的附近,避免有「觸發」(Trigger) 的物件,例如手機、電視、冰箱等,這些都很容易打斷你的工作時間。時不時看看手機訊息,見到電視在附近便很容易吸引你去開電視看,冰箱也引誘你去吃去喝。工作時間與睡眠一樣,睡眠被中斷醒來,便很難再入睡,影響睡眠品質,工作被打斷會很難再進入工作狀態,一口氣無間斷的工作兩到三小時,才比較有效率。

設定每天目標

在家裡周圍沒有主管監督或同事來討論公事,你便很自然地放鬆,不容易進入工作模式。試想像一下,在辦公室,主管時不時會過來問一下你的工作進度,同事會來問你覆了某某的電郵沒有,然後又有各種的會議,這些都令人很容易進入工作模式。在家工作,以上的鞭策都沒有了,惟有可以靠自己每天設定目標,好讓自己進入工作模式。作為自由工作者和創業者的我,有很深體會,每項工作都由自己去訂,又沒有死線,如果不自律,生產力將大大降低。我建議每天也設定一些目標,例如我要做工作事項 A、B 和 C,然後這天便專注地完成它們,一項一項去完成,那便會很有效率。你地可以把這個制作成工作進度表,主動匯報給你的主管,他會更放心,也變相有一個人去監督去鞭策自己。

善用騰出來的通勤時間

因為不需要從家裡來回辦公室,騰出來一些通勤時間,這些時間很寶貴,要好好利用它。建議可做一些例行公事,讓自己慢慢進入工作狀態,例如清潔、伸展、煮早餐、和狗狗玩等。當漸漸習慣,你的腦袋便很自然地會覺得,原來做完某件事,便要工作了,這也算是一種「觸發」,讓人快速進入工作狀態。

定時小休

即使進入工作模式,也應該定時小休一下,喝喝水,去一去洗手間。過長的工作時段,反而會導致工作效率變低,你應該也試過超時工作,但其實工作效率很低吧。事實上,兩到三小時無間斷的專注工作時段,效率很高,中間可以休息一下,讓腦袋放鬆,之後再來一個無間斷的專注工作時段,這麼做達到的工作效率應該很高的。

以上就是我要跟大家分享的六項在家工作提升工作效率的心得,就是要固定工作時間,製造一個不被打擾的工作地點和環境,設定每天目標, 善用騰出來的通勤時間,並定時小休。這麼,你的生產力應該會有所提升。

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