Getting Things Done 書本摘要

David Allen的Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity(簡稱GTD;中譯《搞定﹗工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》)講關於高效工作,怎樣有效地處理生活中的所有事,建立自己的一套GTD系統。每個人都可以有自己的GTD系統,我用子彈筆記的。作者指出要高效工作,你必需清空腦袋,丟掉所謂的open loop(一些人們承諾了的事情,但不知道怎樣去完成,於是留在腦袋老是想著它),你的腦袋就好像電腦的RAM,太多無謂(行動不了)的想法,反而影響了處理工作的效率。你的腦袋是用來處理事情,而不是記著事情。

很多人感到緊張和有罪疚感,不是來自太多東西要做,而是他們不懂處理好自己作出的承諾。當東西沒有被好好處理好,它就處於一個open loop的狀態,我們的專注力給其他東西分散了,一些沒有進度的東西,你老是想著它是浪費時間的。某東西留在你腦袋的原因是,你有些想法,但你不知道想得到什麼結果,你不知道應該有什麼行動,你沒有一套系統來提醒和幫助你把事情做好。GTD系統把所有東西轉換成行動、專案和有用的資料﹐建立一個存庫,這樣就能有效地把事情完成。

以下是GTD的工作流程(書中分5步,我簡化為3步):

獲取(Collect)

我們生活中有很多想做和要做的事,可能是工作,可能是你的朋友委托你做的事,可能只是腦內突然浮現的想法,作者建議把它們全部寫下來,釋放你的大腦。這些事情就像你電郵的收件匣(inbox),很多郵件進入了收件匣,然後你要逐一去處理它。

雖然有些事情我們習慣了記住,然後去做,但寫下來也有好處,很多時我們工作都會被打斷,轉去做別的事情,然後本來要做的事情就忘了﹐跟著寫下來的清單去做,就不會忘了。

處理(Process)

這個步驟就好像要把電郵的收件匣清空,這並不是說要把所有事件都完成,而是說把它們都好好的處理和分類好。

我們要先問一個問題:這東西可不可以行動(actionable)?

如果可以行動,會有以下情況。如果行動只需時2分鐘之內,就要馬上做,這就是兩分鐘法則。如果你自己不適合做這事情,就可以委派其他人做,而你的行動就是跟進他們是否完成工作。如果你自己可以做,就把它放進行動清單,放進行事曆,寫下某日期某時間要做。

如果不可以行動,會有以下情況。你不做,就可以把這事情丟掉。或者有些東西你有想法,但沒有具體細節,你可以寫下某日回來再檢視。或者這可能是一些有用資料,你便可以記下來,作為日後的參考。

你可以把行動分類,例如根據專案(Project;例如一個替別人搞生日派對的專案)、時間(Time)、 優先順序(Priority),每個人都有不同的分類方法。

檢視(Review)

你要把你的GTD系統(例如行事曆、行動清單)保持更新,作者認為你應該要做到能信任你的系統。倒過來話,什麼是不可信任的系統?你可能也試過把事情寫進工作清單,然後你沒任何行動,這個清單越來越長,這個系統就變得不可信任,它沒有幫助你有效完成工作。你應該每日或每周定期檢視你的系統,完成了的事情就打勾,沒有完成的應該設定下一步行動,不要讓它們一直沒有進度。

下一步行動是很重要的。舉例說,上班族經常要開會,你可能也試過討論了很多東西,卻沒有下一步行動,會議時間便白白浪費了。另一個例子,你想打電話給A,但你不知道A的電話,你就把這件事件一直放在工作清單不理會,一直拖延嗎?你的下一步行動應該要尋找A的電話(可能透過朋友B)。

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